Kommunikative Vorbereitung schafft Stabilität
Wer frühzeitig kommunikative Strukturen und Verantwortlichkeiten festlegt, schafft Sicherheit. Gerade bei Vereinen, Schulen, Lagerorganisationen oder Veranstaltern ist es hilfreich, wenn Kontaktpersonen, Stellvertretungen, Melde- und Entscheidungswege im Voraus geklärt sind. Ebenso wichtig ist die Frage, wer bei einem Ereignis mit Behörden, Angehörigen, Mitgliedern oder Medien kommuniziert. Je klarer diese Punkte vorbereitet sind, desto ruhiger und geordneter kann im Ernstfall gehandelt werden.
Im Ereignisfall zählt nicht nur, was geschieht, sondern auch, was gesagt wird
In einer belastenden Lage entstehen schnell Gerüchte, Vermutungen oder vorschnelle Aussagen. Deshalb gilt: Kommuniziert werden soll nur, was gesichert ist und nur dort, wo die eigene Organisation auch zuständig ist. Aussagen zu Hergang, Ursache, Motiv oder Schuldfrage sind zu vermeiden. Solche Punkte fallen in den Zuständigkeitsbereich der Polizei oder der Staatsanwaltschaft.
Auch intern braucht es Klarheit
Nicht nur die Kommunikation gegen aussen ist wichtig. Auch innerhalb der eigenen Organisation sollte früh geklärt sein, wer wann informiert wird. Je nach Lage betrifft dies Mitglieder, Mitarbeitende, Helfende, Lehrpersonen, Lagerleitende, Eltern oder weitere Angehörige. Gerade in sensiblen Situationen sind Wortwahl, Zeitpunkt und Zurückhaltung besonders wichtig. Informationen sollen sorgfältig und nur mit gesicherten Angaben weitergegeben werden. Der Kontakt mit Angehörigen ist in solchen Fällen zu unterlassen, respektive darf erst nach Rücksprache mit der Polizei erfolgen. Für die Angehörigenverständigung bei Verletzten ist primär das Spital zuständig, bei Toten übernimmt die Polizei.
Social Media verstärkt Fehler in Sekunden
Was in Chats, Kommentarspalten oder auf Social Media veröffentlicht wird, verbreitet sich rasch und lässt sich kaum zurückholen. Umso wichtiger ist es, keine Gerüchte weiterzuverbreiten, keine Spekulationen zu veröffentlichen und keine Täterjagd im Netz zu betreiben. Kurze, abgestimmte und sachliche Hinweise sind oft sinnvoller als hektische Einzelreaktionen. Wer in heiklen Lagen kommuniziert, sollte dies bewusst und koordiniert tun.
Die Rolle der Kantonspolizei St.Gallen ist klar abgegrenzt
Die Kantonspolizei St.Gallen unterstützt organisierte Akteure bei kommunikativen Fragen in der Zusammenarbeit mit der Polizei. Sie hilft bei der Einordnung von Lagen, bei der Rollenklärung und bei der Abstimmung kommunikativer Schritte. Sie bietet jedoch keine eigentliche Krisenkommunikationsberatung an, wie sie spezialisierte Beratungs- oder Kommunikationsfirmen erbringen. Ebenso können weder Kommunikationskonzepte noch Sicherheits- oder Notfallplanungen ersetzt werden, welche je nachdem unerlässlich sind. Der vorliegende Ratgeber soll lediglich helfen, die Zusammenarbeit frühzeitig zu stabilisieren und kommunikative Risiken zu reduzieren, die im Ereignisfall auch die Arbeit der Strafverfolgungsbehörden erschweren könnten.Für die vertiefte Zusammenarbeit mit organisierten Akteuren verfügt die Kantonspolizei St.Gallen über einen weiterführenden Leitfaden. Dieser dient als Arbeitsgrundlage in der konkreten Abstimmung und wird im Rahmen der Zusammenarbeit gezielt eingesetzt und zur Verfügung gestellt.
Unser Rat
Nicht erst im Ereignisfall, sondern möglichst bereits im Vorfeld einer Veranstaltung oder einer Lageeskalation kann es sinnvoll sein, kommunikative Fragen zu klären. Wer frühzeitig Kontakte knüpft, schafft Klarheit über Zuständigkeiten, Kommunikationswege und erste Abläufe. Das kann im Ernstfall wertvolle Zeit sparen und helfen, zusätzliche Unsicherheiten zu vermeiden. Wenn Ihre Organisation Veranstaltungen durchführt, mit Kindern oder Jugendlichen arbeitet, Lager organisiert, mit vielen Personen zu tun hat oder bei besonderen Lagen schnell im Fokus der Öffentlichkeit stehen kann, lohnt es sich, auch die kommunikativen Aufgaben ernst zu nehmen. Denn gute Vorbereitung zeigt sich nicht erst darin, was man im Ereignisfall tut, sondern auch darin, was man sagt – und was nicht.
Je nach Ausgangslage, Grösse des Ereignisses oder Kommunikationsbedarf kann es zudem sinnvoll sein, zusätzlich externe Fachpersonen beizuziehen, etwa spezialisierte Beratungs- oder Kommunikationsfirmen. Diese können eine Organisation dort unterstützen, wo eine eigentliche Krisenkommunikationsberatung, eine vertiefte Kommunikationsplanung oder eine umfassende Begleitung angezeigt ist.
Kontakt und weitere Informationen
Bei Fragen zur Zusammenarbeit in kommunikativen Belangen wenden Sie sich an die Abteilung Kommunikation der Kantonspolizei St.Gallen.
Eine frühzeitige Abstimmung kann helfen, Rollen zu klären, Unsicherheiten zu reduzieren und die Zusammenarbeit im Ereignisfall geordnet zu gestalten. Ebenfalls stellen wir auf Wunsch eine Broschüre sowie einen detaillierten Leitfaden zum Thema «Kommunikativ vorbereitet» zur Verfügung.
